Integritetspolicy – Indivd

Indivd AB, 559169-7072 (”Indivd” eller ”vi” i någon form) är angeläget om att skydda personuppgifterna för de individer vars personuppgifter vi behandlar. Denna integritetspolicy beskriver hur Individ, i egenskap av personuppgiftsansvarig, behandlar personuppgifter i enlighet med den allmänna dataskyddsförordningen (EU-förordning 2016/679) (nedan kallad ”GDPR”).

1. KATEGORIER AV PERSONUPPGIFTER, ÄNDAMÅL MED BEHANDLINGEN OCH RÄTTSLIGA GRUNDER

Vi samlar i allmänhet in personuppgifter direkt från dig. Om du inte lämnar dina personuppgifter kan det innebära nackdelar för dig, t.ex. att du kanske inte kan få önskvärd information om oss. Om inget annat anges kommer det dock inte att leda till några rättsliga konsekvenser för dig om du inte lämnar dina personuppgifter. Vi kan också komma att samla in personuppgifter från tredje part.

1.1 Pågående affärspartners

Om du företräder en organisation som vi gör affärer med behandlar vi personuppgifter för att underlätta vår affärsrelation med den organisation som du företräder (inklusive köp), dvs. namn och kontaktuppgifter såsom e-postadress, telefonnummer, vilken organisation du företräder samt korrespondens. Vår rättsliga grund för behandlingen av personuppgifter är vårt berättigade intresse av att bedriva vår verksamhet.

Vi kommer att behålla personuppgifterna så länge som vi har en affärsrelation.

1.2 Potentiella affärspartners

Om du representerar en organisation som vi överväger att göra affärer med behandlar vi personuppgifter i syfte att underlätta vår potentiella affärsrelation med den organisation som du representerar, dvs. namn och kontaktuppgifter såsom e-postadress, telefonnummer, vilken organisation du representerar samt korrespondens. Vår rättsliga grund för behandlingen av personuppgifter är vårt berättigade intresse av att bedriva vår verksamhet.

Vi kommer att behålla uppgifterna så länge de kan vara relevanta och upp till ett (1) år efter den senaste kontakten. Om kontakterna har lett till en affärsrelation kommer personuppgifterna att behandlas på det sätt som beskrivs i föregående avsnitt, Pågående affärspartners.

1.3 Kundtjänst

För att kunna tillhandahålla kundsupport behandlar vi personuppgifter om organisatorisk tillhörighet (om tillämpligt), namn, e-postadress, telefonnummer, enhets-ID, platsdata, korrespondens, ärendenummer och information om den aktuella förfrågan. Vår rättsliga grund för att behandla personuppgifter är vårt berättigade intresse av att bedriva vår verksamhet.

Vi kommer att behålla uppgifterna i upp till sex (6) månader efter det att det relevanta serviceavtalet har upphört att gälla.

1.4 Uppgifter om möten

Vi kommer att behandla namn, e-postadress och mötestider. Uppgifterna kommer att sparas i högst fem (5) år.

1.5 Korrespondens med allmänheten

Ibland har vi korrespondens med enskilda i andra frågor än de som redovisats ovan. Detta kan vara fallet när personer har allmänna frågor om våra produkter. Vår rättsliga grund för att behandla personuppgifter i detta avseende är vårt berättigade intresse av att bedriva vår verksamhet, inklusive att besvara frågor från allmänheten.

Vi kommer att behålla uppgifterna så länge de kan vara relevanta och upp till ett (1) år efter den senaste kontakten.

1.6 Nyhetsbrev

Vi behandlar ditt namn, dina kontaktuppgifter, din organisatoriska tillhörighet, titel och e-postadress för att kunna förse dig med marknadsförings- och produktinformation. Vår rättsliga grund för att göra detta är samtycke eller berättigade intressen. Om den rättsliga grunden är samtycke kan detta återkallas när som helst genom att kontakta oss på privacy@indivd.com. Du kan också välja bort varje meddelande genom att klicka på länken för borttagning.

Vi kommer att behålla uppgifterna tills du väljer bort eller återkallar ditt samtycke eller under två (2) år efter din senaste aktivitet.

Vi kommer också att behandla uppgifter för analysändamål, dvs. när nyhetsbrevet har öppnats, hur länge det har varit öppet och om mottagaren har klickat på länkar i nyhetsbrevet. Vi kommer att lagra sådana uppgifter så länge de kan vara relevanta och upp till tre (3) år efter att de samlats in.

1.7 Aktieägare och bolagsföreträdare

Om du är aktieägare eller om du företräder en aktieägare behandlar vi dina kontaktuppgifter (namn och kontaktuppgifter såsom e-postadress och telefonnummer), personnummer, aktieslag, pantsättning av aktier, överlåtelsebegränsningar och mötesuppgifter.

Om du är bolagsrepresentant för Indivd kommer vi att behandla dina personuppgifter i samband med att du kommunicerar med Bolagsverket. Vår rättsliga grund för att behandla personuppgifter i dessa avseenden är våra rättsliga förpliktelser att uppfylla aktiebolagslagen och/eller vårt berättigade intresse av att kunna dokumentera att vi har gjort det. Uppgifterna kommer att behandlas så länge de är relevanta och som längst under bolagets livslängd.

1.8 Rekrytering

Vi behandlar personuppgifter (namn, e-post, telefonnummer, ansökningsdata, inklusive CV, intervjuanteckningar, allmänt tillgänglig data från sociala medier och sökresultat från sökmotorer) om personer som söker tjänster hos Indivd. Vår rättsliga grund för att hantera rekryteringar är vårt berättigade intresse av att bedriva vår verksamhet.

Uppgifterna bevaras under ansökningsprocessen. Med kandidatens samtycke kan uppgifterna även komma att behandlas under sex (6) månader för framtida rekryteringar.

Vi ber dig vänligen att inte lämna några känsliga personuppgifter när du ansöker om en tjänst hos oss. Känsliga personuppgifter är personuppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, medlemskap i fackförening, genetiska uppgifter, biometriska uppgifter i syfte att entydigt identifiera en fysisk person, uppgifter om hälsa eller uppgifter om en fysisk persons sexualliv eller sexuella läggning.

1.9 Varumärkesprofilering

Vi publicerar material som innehåller personuppgifter för att informera om vår verksamhet på vår webbplats eller på sociala medier. Vår rättsliga grund för detta är vårt berättigade intresse av att informera om vår verksamhet i varumärkessyfte.

Uppgifterna kommer att behandlas så länge de är relevanta och som längst under bolagets livslängd.

1.10 Pressmeddelanden

Uppgifterna kommer att behandlas så länge de är relevanta och som längst under bolagets livstid.

1.11 Analys av sociala medier

Vi använder Facebook, LinkedIn och Instagram för att marknadsföra och informera om vårt företag. Den rättsliga grunden är vårt berättigade intresse av att använda sådana kanaler för marknadsföring och information. För att bättre förstå besökarnas aktivitet på våra sidor på sociala medier får vi tillgång till analysdata.

Leverantörerna av sociala medier informerar var och en om sin integritet, inklusive analyspraxis, och vi uppmuntrar dig att informera dig om detta.

Vi behandlar analysdata så länge det kan vara relevant och som längst under den tid som vi innehar det aktuella kontot på sociala medier.

1.12 Hantering av den registrerades rättigheter

Vi kommer att behandla e-postadress, namn, korrespondens och uppgifter om begäran. Vår rättsliga grund för att behandla personuppgifter är att vi uppfyller en rättslig förpliktelse. Uppgifterna kommer att sparas så länge de är relevanta och i högst tio (10) år.

1.13 Webbplatsanalys

Vi kommer att behandla IP-adresser, enhetsplats, webbläsartyp, operativsystem och annan användningsinformation om användningen av vår webbplats, hur många enskilda besökare på vår webbplats vi har och hur ofta dessa enskilda användare besöker vår webbplats, för att förstå hur effektiv vår webbplats är genom att mäta besökarnas upplevelse och därigenom anpassa innehållet så att det är så relevant som möjligt. Vår rättsliga grund för behandling av personuppgifter är samtycke, vilket kan återkallas när som helst genom att kontakta oss på privacy@indivd.com. Uppgifterna kommer att sparas i högst två (2) år. För mer information om användningen av cookies, vänligen läs vår Cookie Policy.

LAGRINGSTID

Dina personuppgifter kommer att sparas så länge som det är nödvändigt för att tillhandahålla produkter, tjänster eller kommunikation till dig. Utöver lagring för ovan nämnda ändamål kan vi även komma att lagra dina personuppgifter för att följa tillämpliga lagar, t.ex. bokföringslagar, eller om vi behöver dina personuppgifter för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. I de fall uppgifterna endast lagras kommer de att arkiveras med mycket begränsade åtkomsträttigheter.

VEM DELAR VI DINA PERSONUPPGIFTER MED?

Indivd kan anlita externa tjänsteleverantörer, som agerar som Indivds personuppgiftsbiträden, för att tillhandahålla vissa tjänster till Indivd, såsom leverantörer av webbplatstjänster, marknadsföringstjänster eller IT-supporttjänster. När de tillhandahåller sådana tjänster kan de externa tjänsteleverantörerna ha tillgång till och/eller behandla dina personuppgifter. Vi begär att dessa externa tjänsteleverantörer implementerar och tillämpar säkerhetsåtgärder för att säkerställa integriteten och säkerheten för dina personuppgifter.

Utöver vad som anges ovan kan Indivd - i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning - överföra personuppgifter till brottsbekämpande organ, statliga myndigheter, juridiska rådgivare, externa konsulter eller affärspartners. Vid en företagsfusion eller ett företagsförvärv kan personuppgifter komma att överföras till de tredje parter som är involverade i fusionen eller förvärvet.

INTERNATIONELLA ÖVERFÖRINGAR AV PERSONUPPGIFTER

Personuppgifter kan överföras till och behandlas av mottagare som befinner sig inom eller utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (”EES”). Länderna inkluderar de som listas på http://ec.europa.eu/justice/data-protection/international-transfers/adequacy/index_en.htm som tillhandahåller en adekvat nivå av dataskydd ur ett europeiskt dataskyddslagsperspektiv.

Mottagare i USA kan vara certifierade enligt EU-U.S. Privacy Shield och därmed erkända som tillhandahållare av en adekvat nivå av dataskydd ur ett europeiskt dataskyddsrättsligt perspektiv.

Andra mottagare kan vara belägna i andra länder som inte ger en adekvat skyddsnivå ur ett europeiskt dataskyddsrättsligt perspektiv. Indivd kommer att vidta alla nödvändiga åtgärder för att säkerställa att överföringar ut ur EES skyddas på ett adekvat sätt i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning.

När det gäller överföringar till länder som inte tillhandahåller en adekvat nivå av dataskydd baserar vi överföringen på lämpliga skyddsåtgärder, såsom standardiserade dataskyddsbestämmelser som antagits av Europeiska kommissionen eller av en tillsynsmyndighet, godkänd uppförandekod tillsammans med bindande och verkställbara åtaganden från mottagaren, eller godkända certifieringsmekanismer tillsammans med bindande och verkställbara åtaganden från mottagaren.

Du kan begära en kopia av sådana lämpliga skyddsåtgärder genom att kontakta oss på det sätt som anges nedan.

DEN REGISTRERADES RÄTTIGHETER

Du har ett antal rättigheter i samband med behandlingen av dina personuppgifter, med förbehåll för vissa villkor som anges i GDPR och lokala dataskyddslagar, inklusive rätten att:

Begära tillgång till dina personuppgifter (”begäran om tillgång för den registrerade”). Detta gör det möjligt för dig att få en kopia av de personuppgifter vi har om dig och att kontrollera att vi behandlar dem på ett lagligt sätt.
Begära rättelse av de personuppgifter som vi behandlar om dig. Detta gör det möjligt för dig att få ofullständiga eller felaktiga uppgifter vi har om dig korrigerade.
Begära radering av dina personuppgifter. Detta gör det möjligt för dig att be oss att radera eller ta bort personuppgifter där det inte finns något övervägande skäl för oss att behålla dem.
Be oss att sluta behandla personuppgifter om vi förlitar oss på ett berättigat intresse och det finns något i din särskilda situation som gör att du vill invända mot behandlingen på denna grund.
Begära begränsning av behandlingen av dina personuppgifter. Detta gör det möjligt för dig att be oss att avbryta behandlingen av dina personuppgifter, till exempel om du vill att vi ska fastställa deras riktighet eller anledningen till att de behandlas.
Begära överföring av dina personuppgifter till en annan part.

Om du har lämnat ditt samtycke till behandling av dina personuppgifter och detta samtycke har utgjort den rättsliga grunden för behandlingen, kan du när som helst återkalla detta samtycke med framtida verkan genom att kontakta oss enligt vad som anges i avsnittet Kontakta oss nedan.

För att utöva dina rättigheter, vänligen kontakta oss enligt vad som anges nedan.

Vid klagomål har du också rätt att lämna in ett klagomål till den behöriga tillsynsmyndigheten för dataskydd, särskilt i den EU-medlemsstat där du har din vanliga vistelseort, arbetsplats eller där det finns en påstådd överträdelse av GDPR. I Sverige är detta Datainspektionen (www.datainspektionen.se).

COOKIES OCH ANNAN SPÅRNINGSTEKNIK

Denna webbplats använder cookies. För ytterligare information, besök vår Cookie Policy.

KONTAKTA OSS

Om du har problem eller frågor angående denna integritetspolicy, vänligen kontakta oss på privacy@indivd.com.

Version: 1.3

Datum: 13 april 2023